文件管理时对文档进行版本管控，文件的签入签出对应生成文件夹的版本。文件和附件都存放在文件夹中。
1.文件夹操作
PLM 系统自动管理附件文件的存储和检索。
1.1 什么是文件夹？
附件文件存储在 Agile 文件保险柜中，保险柜中的每个附件文件都与编号了的 Agile 文件夹对象相关联。这个概念类似于纸质文件的整理和存储方式：将文件分类到文件夹中，标记或编号文件夹，然后将它们存放在文件柜中。主要有两种文件夹：普通文件夹和设计文件夹。
附件文件、文件夹和业务对象之间的关系在以下内容中有详细解释：
- - “附件文件和 Agile 文件夹：与纸质文件、办公桌和保险柜的类比。”
- - “Agile 文档管理：比多丽丝更高效。”
1.1.1 为什么直接使用和修改文件夹？
如果你有适当权限，可以直接对文件夹对象执行文件维护操作。当文档附加到许多不同的业务对象时，从文件夹对象更新和维护文档非常有用。
例如，你可以通过签出和签入相关的文件夹对象来更新和维护描述公司范围程序的文档。该存储文件（及其关联的文件夹）可能会出现在许多 Agile 业务对象的附件标签的附件表中，但你无需打开每个业务对象来更新存储附件。
文件夹可以独立于数据库中的其他对象进行管理和更新。所有附件文件都存储在 Agile 文件管理器的文件保险柜中。
文件夹内容的示例包括：
- - 绘图文件，如 CAD 绘图或扫描图像文件（可查看格式）
- - 网页信息，如 URL
- - 规范和其他文档
- - 不可查看的文件、压缩（ZIP）文件等
通常，最佳实践是每个文件夹仅限一个可附文件或 URL，但文件夹可以包含任意数量的文件和 URL。
1.1.2 文件夹的优势
文件夹对象旨在管理支持公司制造、生产或规范流程的文档和 URL。文件夹对象的一些特定优势如下：
- - 你可以创建、修改或删除文件夹。与其他 Agile 对象一样，可以搜索文件夹并为其添加书签。
- - 你可以从文件夹查看、红线批注和打印文件。
- - 无论文件夹可能附加到哪些业务对象，都可以通过文件夹属性（包括文件名或文件类型）搜索文件夹。
- - 文件夹可以在不使用变更控制流程的情况下发送给审阅者以供批准。你可以跟踪谁已接收、审阅并接受或拒绝文件夹内容文件。
- - 文件夹中引用的文件受版本控制。在附件标签的文件夹版本字段中，如果你编辑行并选择最新版本，对象始终引用文件夹的最新版本，即使项目修订版发生更改。
- - 用户可以手动创建文件夹，也可以自动生成。当你将文件或 URL 附加到对象时，文件夹会自动生成，并已与对象关联。现在文件夹存在，可以将其与其他对象关联。
- - 在适当的角色和权限下，可以从文件夹对象的文件标签处对文件（2D 和 3D）进行红线批注。
1.2 文件夹的操作
以下部分介绍在文件夹工作中遇到的标签、按钮、操作、字段和其他用户界面元素。
1.2.1 文件夹的文件标签
文件夹的文件标签列出文件和 URL，你可以在文件夹中添加和删除文件和 URL。你可以从这里签出和签入文件夹，然后获取和编辑单个附件文件。
1.2.2 文件夹的使用位置标签
文件夹的使用位置标签会自动填充任何在对象的附件标签上引用文件夹的业务对象的链接。
1.3 文件夹的标签、按钮和菜单
文件夹包含以下元素：
- - 文件夹对象的页签包括标题栏、文件、传阅单、关系、使用位置和历史记录。有关文件标签的内容和操作，请参阅“操作文件夹的文件标签。”
- - 文件夹对象主工具栏中的按钮包括签出、签入、取消签出和评论。当你被列为选定版本的审批人或观察者时，会显示批准和拒绝按钮。
- - 下拉菜单包括：
- 版本列表显示文件签出和签回的次数，除非进行了修改。默认情况下，显示最新版本，但你可以选择早期版本。每次签出并修改附件文件时，都会创建一个新版本。
- - 如果最新版本是签出版本，则版本号用括号括起来，例如 [4]。
- - Web 客户端中的操作下拉菜单提供以下对对象执行的操作：添加书签、订阅、另存为、删除、打印、清除版本、版本浏览器、将 URL 复制到剪贴板、批量更新、打印、发送、共享或查看所有版本。任何现有的流程扩展也会列出。
1.3.1 文件夹页签
文件夹包含以下页签。根据 Agile 管理员对 Agile PLM 的配置不同，某些页签可能在你的 Agile 系统中不可见。
此表格列出了所有文件夹对象上的页签，并针对文件夹进行了具体定义：
文件夹对象中的每个页签都有特定的功能和用途，帮助用户高效地管理文件夹及其内容。以下是对各个页签的简要说明：
| 标签名称 | 功能和用途 |
|---|---|
| Title Block | 包含文件夹的基本信息和描述，如文件夹名称、编号、创建日期等。 |
| Files | 列出文件夹中的文件和 URL，允许添加、删除、签出和签入文件。 |
| Routing Slip | 用于定义文件夹的审批流程，包括审批人、审阅人和截止日期等。 |
| Relationships | 显示文件夹与其他业务对象的关系，如相关项目、文档或零件。 |
| Where Used | 自动填充引用该文件夹的业务对象链接，显示文件夹的使用位置。 |
| History | 记录文件夹的所有历史操作，如创建、修改、签出和签入等。 |
这些页签共同构成了文件夹的完整功能集合，使用户能够全面管理和跟踪文件夹及其内容。
1.3.1.1 文件夹的使用位置WhereUsed页签
文件夹对象的“使用位置”页签是特定于版本的，它显示当前所选版本的何处使用状态。
当你在版本下拉列表中选择一个不同的版本时，“使用位置”表仅显示所选版本的信息。
附件表列出所有附加了当前所选版本的文件夹对象的 Agile 业务对象，即所有在其附件标签上列有文件夹对象当前版本的 Agile 业务对象。
1.3.2 文件File页签上的按钮
你需要具有适当的权限才能在文件页签上添加或删除文件。根据你的权限和管理设置，文件标签上的按钮会被启用或禁用。文件验证（处理文件校验和）解决了一些这些依赖关系。如果你对权限有疑问，请联系你的 Agile 管理员。
下表中描述的按钮适用于 Agile 对象页面上具有所需权限的用户。本章以及后续表格中的许多操作将在本章后面部分详细阐述。
1.3.3 操作文件夹的文件页签
你可以使用文件夹的文件页签来执行以下操作：
- 向文件夹中添加文件和 URL。
- 从文件夹中删除文件或 URL。
- 获取附件文件的副本（但不修订它）。
- 在文件夹签出状态下，获取文件进行修订，然后替换文件的版本。
- 打印文件。
- 查看和红线批注附件文件。
1.3.3.1 文件页签中的字段属性
1.3.4 打开和查看文件夹内容
1.4 切换文件夹版本
在文件夹对象的版本下拉列表中，可以选择版本或修订版。如果设置了修订版，它们将显示在版本的右侧。
从文件夹对象顶部的版本下拉列表中，选择要查看的版本/修订版。
说明：
括号中的版本号（例如 [4]）表示尚未签入的版本。例如，当版本 3 被签出时，会创建一个挂起版本 [4]。在版本下拉列表中选择 [4] 可以查看和处理挂起版本。
1.5 文件夹的路由和审阅
默认文件夹工作流适用于用户在文件夹基础类中创建的所有文件夹对象，包括文件夹类和设计类。此工作流具有只读权限以及单一的审阅状态——简单的审阅和签核，尽管签核可以是批准或拒绝。
每个设计对象版本都有自己的传阅单。每个版本可以有不同的审批人和观察者集合。
添加审批人或观察者
- 打开设计对象。
- 选择传阅单标签。
- 在版本下拉列表中选择一个版本。
- 说明：确保所选版本已签入。不能向尚未签入的版本添加审批人。
- 点击签入按钮。签入设计对象后，添加审阅者/移除审阅者按钮将被激活。
- 点击添加审阅者按钮。打开添加审批人和观察者对话框。
- 选择要添加的审批人和观察者。如有需要，输入评论。
- 如果紧急，选择将通知标记为紧急选项。
- 点击确定。
同样，使用移除审阅者按钮可以从设计对象中移除审阅者。
批准或拒绝设计对象
- 批准或拒绝设计对象的过程与批准或拒绝任何可路由对象的过程相同。
- 重要说明：
- 批准和拒绝是特定于版本的。你的批准或拒绝仅适用于所选版本的设计对象
1.6 创建文件夹
创建文件夹有两种方式：一种是当你在业务对象的附件标签中附加文件或 URL 时自动创建；另一种是创建对象功能手动创建。
要手动创建文件夹，请执行以下操作：
- 使用创建新按钮
- 你创建的文件夹是一个空容器，即其中不包含任何文件。要向文件夹中添加附件文件和 URL。
1.6.1 修订文件夹
修订或编辑文件夹对象需要适当的修改权限，就像编辑任何 Agile 对象需要适当的修改权限一样。此外，你还必须拥有允许你签出和签入文件夹的权限。
要修订文件标签或文件夹内容，你必须签出文件夹，修改文件、添加文件或删除文件，然后签入文件夹。
1.7 向文件夹中添加附件文件和 URL
你必须拥有添加附件文件到文件夹的适当权限。如果你对权限有疑问，请联系你的 Agile 管理员。
每次你向 Agile 系统添加文件时，它都会被复制到 Agile 文件管理器保险库中，作为一个具有唯一数字保险库文件名的独立文件。
你还可以在文件夹中包含 URL（互联网地址）。URL 附件指向互联网站点；它们本身并不是 Agile 文件管理器文件服务器上的文档。
- 说明：
- 当你签出文件夹时，版本字段递增 1，但其他用户仍然可以查看当前版本。当你签入文件夹且其已更改时，新版本号将生效。系统不会允许未更改的文件夹被签入。如果你未对文件夹进行更改，请通过点击取消签出完成操作，版本号将恢复为之前的数字。
1.7.1 添加URL
- 打开一个文件夹，点击签出按钮签出文件夹
- 点击文件页签
- 选择添加->URLs, URL对话框显示最多5行供输入URL
- 输入一个URL，以及描述。URL默认都带了http:前缀
- 去验证输入的URL是否正确，可以点击预览，打开一个浏览器浏览你输入的URL
- 点击添加按钮，URL被添加到文件页签中
- 点击签入按钮来签入到该文件夹。
1.7.2 修改文件表
当一个文件夹对象被签出后，用户就可以修改文件页签表里的可编辑属性了。
1.8 从文件夹中删除附件文件和URLS
当你删除一个被引用的附件文件时，Agile 会从文件管理保险库中移除该文件。原始位置的外部文件不受影响；只有保险库中的 Agile 副本被删除。
每次你使用外部文件创建被引用的附件文件时，它都会被复制到文件管理保险库中，作为一个具有唯一数字保险库文件名的独立文件。即使你将相同的外部文件添加到多个不同的文件夹中也是如此。你可以从一个文件夹中删除文件而不影响其他副本。
你必须拥有从文件标签删除文件和 URL 的适当权限。
- 说明：
- 如果要删除的文件已从引用它的业务对象的附件标签签出，（除非你有足够权限）否则在附件标签上签回文件之前，你无法从文件夹中删除它。
- 在已签出的文件夹的文件标签上，选择要删除的文件和 URL。
- 点击删除按钮或按 Delete 键
1.9 清除未使用的文件夹版本
如果你拥有相应的权限，你可以清除未被任何 Agile 对象引用的已签入文件夹版本。清除文件夹版本会从文件管理保险库中移除该版本签入的所有文件，版本号也会从文件夹下拉列表中移除。
清除文件夹版本与删除附件文件的结果相似，因为两者都会从 Agile 文件保险库中移除文件。这些操作有以下不同之处：
- - **删除文件或 URL**：从文件夹中删除文件或 URL 时，文件夹必须处于签出状态。在文件夹签出期间，你可以选择性地删除或替换该签出版本中的文件和 URL。当你签入文件夹版本时，删除的文件或 URL 会从文件管理保险库中移除。
- - **清除未使用的文件夹版本**：此操作只能对已签入的文件夹版本执行。已签入的文件夹版本不能被任何 Agile 对象引用，且不能包含任何红线批注文件。清除文件夹版本会从 Agile 文件管理保险库中移除该版本中的所有文件和 URL。
1.9.1 为什么要清除未使用的文件夹版本？
假设玛丽从项目对象的附件标签签出了版本 5 的文件附件。玛丽在本地文件上工作，然后为项目对象签入版本 6 的文件附件。签入后，玛丽发现签入的文件有误。她再次签出附件，替换为正确的文件并签入版本 7。文件夹版本 6 中的错误文件仍保留在文件保险库中。尽管版本 6 可能仅被视为历史文档，且项目附件表不再指向版本 6，但玛丽希望彻底移除版本 6，因为它包含错误。
如何移除未使用的文件夹版本：
1. 验证文件夹版本未被引用：
- - 打开文件夹对象并点击“何处使用”标签。
- - 在版本下拉列表中，选择要清除的版本。
- - 如果选定版本的“何处使用”表为空，则文件夹版本未被使用。
2. 修改引用对象（如有必要）：
- - 如果选定版本的“何处使用”表列出一个或多个对象，且你拥有相应权限，可以修改这些对象以使用不同的文件夹版本：
- - 打开每个对象并编辑其附件标签或内容标签，选择要使用的文件夹版本（可以是较早版本、较新版本或最新版本，前提是你要清除的版本不是最新版本）。
3. 执行清除操作：
- - 打开文件夹对象，从版本下拉列表中选择要清除的版本。
- - 选择清除版本。
- - 确认提示。
4. 系统检查：
- Agile PLM 会检查选定的文件夹版本是否符合清除条件：
- - 如果文件夹版本正在使用中（在 Agile 对象的附件标签、内容标签或 DFCO 的影响文件标签上），或者该版本已被纳入项目对象，Agile PLM 会显示警告消息且不执行清除操作。
- - 如果文件夹版本包含红线批注文件，Agile PLM 会显示警告消息且不执行清除操作。
- - 如果文件夹版本处于签出状态，Agile PLM 会显示警告消息且不执行清除操作。
- - 如果文件夹版本符合要求，则执行清除操作。所有文件和 URL 将从 Agile 文件管理保险库中移除，版本号也将从文件夹的版本下拉列表中移除。
禁用清除版本菜单项的情况：
- - 用户没有清除版本权限。
- - 文件夹的最新版本号为零 (0)。
1.10 获取和修订附件文件和文件夹
如果你通过搜索找到了感兴趣的附件文件，你可能希望读取、修订或打印它。
要读取文件而不修订它（或在 Agile 中修订文件而不允许其他人访问你的修订版本），或要查看文件夹内容而不修订它，则只需执行“获取”操作，如下所述。
你必须拥有签出和签入文件夹以及取消签出的适当权限，无论你是在文件夹本身上执行操作还是从业务对象的附件标签执行操作。如果你对权限有疑问，请联系你的 Agile 管理员。如果你经常处理文件夹，可能需要分配文件夹管理员或文件夹管理器角色。
1.10.1 获取附件文件或文件夹
你可以从文件夹对象或设计对象的文件页签复制文件到你选择的目录。这称为获取文件。你可以获取任意数量的副本。要修订附加文件并公开版本，你必须签出文件夹对象、进行更改并签回。这在“签出和签入以修订附件文件或文件夹”中有介绍。
多个用户可以同时获取相同的附件文件。你可以获取已签出的文件。此外，即使创建该文件的应用程序未安装在你的计算机上，你也可以获取文件。
你必须拥有获取文件副本的适当权限。如果你对权限有疑问，请联系你的 Agile 管理员。
- 说明：
- 当你获取附加文件时，你文件副本上的日期戳反映的是你获取文件的日期，而不是文件附加或保存的日期。
1.10.1.1 Web 客户端，获取文件
在 Web 客户端中，从文件夹文件标签获取文件的过程与从业务对象附件标签获取文件的过程相同。
1.10.1.2 签出和签入以修订附件文件或文件夹
有几个因素决定了你如何签出附件文件进行修改并签回，以及如何签出文件夹进行修订并签回。修订附件文件意味着更改文件的内容本身。修订文件夹意味着对文件夹的内容进行结构更改，例如添加文件、删除文件、用另一个文件替换文件或编辑文件描述。
- 说明：
- 当你下载文件进行修订时，你只是获取文件的副本，进行修订，并在签回时替换原始文件。
文件夹可以包含一个文件或多个文件。所有文件都存储在 Agile 文件管理器的文件保险库中，每个文件都用其文件夹标识。要修改文件保险库中的文件，你必须首先签出其文件夹。
当你签出文件夹时，Agile PLM 使附件文件可供签出用户修改—解锁它们—并使文件夹对其他人的修改不可用。你可以下载并编辑文件，在你签入文件夹或取消签出之前，其他人无法执行此操作。
- 重要说明：
- 在制造行业的许多人中，“签出文件”意味着一个一步操作，其中签出的文件自动下载到用户的计算机上，并且在 Agile PLM 中，当你从业务对象附件标签签出文件时，签出的文件会自动下载到用户的计算机上。然而，在 Agile PLM 文件夹中，将签出视为与解锁文件同义，使文件仅对文件夹签出用户可用以进行修改。在修改并替换引用的文件后，签入与将文件锁定在文件保险库中同义。
一旦你修改了附件文件并签回包含它的文件夹，查看引用该文件的对象的所有用户（从同 一文件夹对象或其他文件夹对象）将看到文件的修改版本，前提是用户访问文件夹对象的最新版本。
可以根据文件夹属性定义的条件关联权限来控制用户签出文件夹的能力。例如，当文件夹的传阅单批准使用时，可以使用“批准状态”属性来控制签出。有关定义条件和权限掩码的更多详细信息，请参阅 Agile PLM 管理员指南。
默认情况下，只有你或拥有“文件夹管理”权限的用户可以签入你签出的文件夹，或取消签出。
以下过程从文件夹的文件标签开始操作。有关从业务对象附件标签签出的信息:
要签出文件夹并获取附件文件以供修改：
- 1. 打开文件夹。
- 2. 点击签出按钮。
- “[已签出]”显示在对象页面的右上角。
- 文件夹的版本号从前一个最新版本递增到下一个编号。如果取消签出，版本号将恢复。
- 在文件夹的标题栏标签中，填写签出信息，例如签出用户和签出日期。
- 3. 点击文件标签。文件夹中的文件将列出（也会列出 URL）。
- 4. 要更改文件夹本身，点击添加 > 文件或添加 > URL 按钮。
- 要更改附件文件的内容，在签出文件夹后，现在选择要修改的文件并点击获取按钮。
- 5. 修订并保存文件。
- 6. 返回到你获取并修改附件文件的已签出文件夹。
- 7. 在文件标签上替换文件。
- 完成所有修改（替换、添加、删除和编辑）后，点击签入按钮。文件夹将被签入，并且版本号递增。
在 Web 客户端中替换文件：
- 在要替换的文件行中，点击替换按钮。
- 出现浏览以替换文件对话框。
- 点击浏览按钮，导航到要替换的目录并选择文件。
- 完成后，点击替换。
- 说明：
- 从文件夹的文件标签，你可以在文件夹签出时随时选择替换文件。
修改后的文件将覆盖文件的上一版本。
签入文件夹会增加附件文件的版本号。
当你签出文件夹并获取附件文件时，附件文件的副本将存储在指定目录中。当你签入文件夹时，文件将保留在目录中，直到你手动删除它们。
如果你将文件放在网络上或共享驱动器或目录（在获取操作期间），你可以从任何提供该驱动器或目录访问权限的计算机签入文件。如果你将文件放入非共享目录，则必须从同一台计算机签入。有关共享目录的更多信息，请参阅你的 Microsoft 文档。
1.10.1.5 取消签出
当你想丢弃对已签出文件夹中文件的编辑时，可以取消签出。
只有签出附件的用户或拥有必要的“文件夹管理”权限的用户才能取消签出。如果你对权限有疑问，请联系你的 Agile 管理员。
当你取消签出时，附件文件的副本将保留在你选择的签出目录中，但原始文件再次可供从文件标签签出。你对文件剩余副本所做的任何编辑不会出现在文件的公共版本中（存储在文件保险库中的文件版本）。
要取消文件夹对象的签出：
- 显示文件夹对象。
- 点击取消签出按钮。
1.10.1.6 从文件夹对附件文件进行临时红线批注或标记
另一种对附件文件进行标记或红线批注的方法称为“临时红线批注”，即通过文件夹的文件标签处理附件。
要在 Web 客户端中对文件夹对象的附件文件进行临时红线批注或标记：
- 在文件夹对象的文件标签上，点击要进行红线批注的文件行上的红线批注定时按钮（或已被红线批注按钮）。（此按钮仅在文件夹签入时可用。）
- 使用查看器联机帮助中描述的工具进行红线批注。要查看联机帮助，选择菜单栏中的帮助 > 内容。
- **说明：**
- 临时标记与文件夹对象的版本相关联并保存。
1.11 其他文件夹操作
在 Web 客户端，你可以对文件夹执行批量更新。
1.11.1 执行文件夹的批量更新
你可以同时删除或替换多个对象中附加的文件夹。例如，如果创建了文件夹 2，且文件夹 1 已过时，你可以在所有引用文件夹 1 的对象上将文件夹 1 的附件替换为文件夹 2。
执行以下操作之一：
- - 从所有引用文件夹的对象中删除文件夹引用。
- - 替换所有引用文件夹的对象中的文件夹引用。
- - 将文件夹添加到多个指定对象的附件标签。
在 Web 客户端中执行批量文件夹操作：
- 1. 打开要删除、替换或添加的文件夹。
- 2. 选择操作 > 批量更新。
- 3. 指定是要添加文件、删除文件、替换文件还是替换版本，然后点击继续。
- 4. 选择要执行批量操作的文件夹版本。
- 5. 使用向导搜索工具，查找并选择要受此批量操作影响的对象。
- 6. 选择要包含在操作中的附件文件，然后点击保存。
参考文档